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“A manhã passou sem perceber”, “não tenho tempo”, “ainda não tive tempo de fazer isso”. Estas são algumas das frases mais comuns que repetimos ao longo do dia quando notamos que depois de muitas horas ainda temos muitas tarefas pendentes. Como é que isto é possível? Isto acontece devido à má gestão de tempo.
Gerir bem o tempo significa aumentar a produtividade. Para isso, é fundamental que saiba investir o tempo disponível para que tenha a possibilidade de cumprir as suas obrigações e praticar os seus hobbies sem stress.
O que é gestão de tempo?
A gestão do tempo baseia-se na organização. É um processo que consiste em dividir as horas disponíveis de acordo com as tarefas que devem ser realizadas.
A gestão de tempo de maneira adequada não melhora apenas a produtividade, mas também a qualidade de vida.
As pessoas improdutivas têm sempre a sensação de estar atrasadas e sentem que estão sempre ocupadas.
Na verdade, não podemos administrar o tempo da mesma forma que o dinheiro, pois o tempo flui sem parar.
O que podemos fazer é gerir o que fazemos com ele, enfim, organizarmo-nos tendo em conta o tempo que temos disponível.
Para conseguir isso, o melhor a fazer é planear as tarefas e priorizar as mais importantes.
Lembre-se de que o tempo é o recurso mais importante que temos.
Qualquer coisa que queira fazer, como trabalhar, ganhar dinheiro, viajar, aprender algo novo, etc. têm algo em comum: é necessário tempo.
Qual virtude é mais importante para conseguir uma boa gestão de tempo
Para conseguir uma boa gestão do tempo, é preciso organização e muita paciência. Mas a virtude mais importante que quem deseja gerir o tempo corretamente deve ter é saber diferenciar entre o que é urgente e o que é importante.
Ao avaliar as tarefas pendentes e organizá-las, devemos levar em conta que o urgente nem sempre é o importante, por isso é importante saber distinguir entre esses dois parâmetros.
Para isso, deve saber que assuntos urgentes são aqueles que requerem ação rápida para serem eficazes.
Já os importantes são aqueles que requerem uma ação específica e que podem ter um período de ação mais longo do que os urgentes.
Mesmo que uma tarefa não seja urgente, ainda assim deve deixar espaço na sua agenda para realizá-la.
Se for importante, significa que tem valor para o seu negócio e parar, esquecer ou adiar pode levar a problemas graves.
Como melhorar a gestão de tempo para ser mais eficiente?
Se fica a observar o relógio a maior parte do dia, está sempre sobrecarregado e sente que precisa de mais horas durante o dia para cumprir as suas tarefas, então está a fazer algo errado e provavelmente é uma má gestão de tempo.
Esta constante falta de tempo leva à frustração, fadiga, baixo desempenho e até problemas de saúde.
É fácil mudar isto quando passa a administrar melhor o seu tempo, pois ao organizar-se melhor, aumenta a motivação e a autoestima, e acaba por sentir-se melhor.
Para realizar uma boa gestão do tempo, é fundamental saber identificar quais atividades ou situações roubam o seu tempo.
Estas atividades são conhecidas como “ladrões de tempo” e são basicamente todas as circunstâncias ou fatores que nos fazem perder tempo e, portanto, reduzem a nossa produtividade.
De acordo com dados do Workmeter, um software que mede o tempo perdido no trabalho, os ladrões de tempo reduzem as nossas horas de trabalho efetivas entre 50 e 70%.
Os principais ladrões são as chamadas telefónicas, o e-mail, as aplicações de mensagens instantâneas como o WhatsApp, as notificações no computador ou telemóvel, as reuniões intermináveis e o perfeccionismo.
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Se deseja evitar estes ladrões de tempo e melhorar a sua gestão para ser mais eficiente, deve concentrar-se nos seguintes aspetos:
1- Use o seu tempo para organizar o que vai fazer
A chave para toda a gestão é a organização. Portanto, se deseja fazer uma boa gestão de tempo, é essencial que organize as tarefas que tem pendentes, descrevendo bem o que cada uma delas trata e, assim, planeando-as com base nas suas prioridades.
Se não organizar com antecedência, provavelmente está a gastar muito tempo em tarefas menos relevantes.
Muitas pessoas acreditam que dedicar tempo à organização é uma perda de tempo, já que está a deixar menos espaço para o seu “trabalho real”.
Na realidade, este período de reflexão que fazemos para organizar as nossas ideias leva-nos a poder realizá-las de forma mais eficaz, pois (por exemplo) muitas tarefas dependem de outros para que as possamos realizar.
2- Defina as prioridades
Depois de organizar e detalhar a lista de tarefas, perceberá que nem todas têm a mesma importância para os objetivos que deseja alcançar.
Para gerir bem o tempo e ser mais eficiente e produtivo, deve ter clareza sobre as suas prioridades e estabelecer uma ordem que permita atingir os seus objetivos a curto, médio e longo prazo.
3- Planeie
O terceiro pilar a ter em conta para uma gestão de tempo eficaz e ser mais eficiente é o planeamento.
Depois de saber quais tarefas tem que fazer e qual a prioridade que elas têm, deve planear quando serão realizadas, bem como o tempo necessário para concluí-las.
Ao fazer isso, perceberá que é possível otimizar o tempo.
4- Automatizar processos
Se pode fazer algo igual ou melhor e em menos tempo, é uma boa ideia tentar.
A automação de processos é a melhor solução para reduzir o tempo gasto em muitas tarefas.
Portanto, é recomendável que procure aplicações ou ferramentas que o ajudem a organizar a semana, preparar faturas, comunicar-se de forma mais eficaz com os seus colegas, etc.
Maximize o tempo automatizando tarefas repetitivas e libertando o seu tempo para outras atividades que não pode automatizar.
5- Identifique e elimine distrações
Se quiser colocar os ladrões do tempo de lado, deve identificar e eliminar as distrações.
Para fazer isso, tem que saber em que está a perder tempo e, para isso, basta observar-se com objetividade.
Como gasta o seu tempo?
Passa muito tempo a pesquisar na internet coisas que não têm nada a ver com o seu trabalho?
Com que frequência verifica as suas redes sociais?
O melhor é eliminar essas distrações, pois assim pode reduzir consideravelmente o tempo de execução das tarefas importantes.
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Uma boa gestão de tempo é a chave para o sucesso pessoal e profissional. Coloque em prática as dicas e estratégias que oferecemos e use ferramentas que o ajudem a otimizar o seu tempo.
